Бази даних Excel можуть бути такими ж великими або маленькими, як вам потрібно, але коли вони досягають екстремальних розмірів, керувати цими даними не завжди легко. Подібно, пошук певного запису в певній комірці може призвести до великої прокрутки. Якщо VLOOKUP не зовсім підходить, формула INDEX для Excel може допомогти вам.
Ось як можна використовувати функцію Excel INDEX, щоб знайти потрібні вам дані прямо зараз.
Хоча знімки екрану для цього керівництва відносяться до Excel 365, інструкції працюють як в Excel 2019, так і в Excel 2016; Інтерфейс користувача трохи відрізняється в кожному.
Що таке формула INDEX в Excel?
Функція INDEX - це формула в Excel та інших інструментах баз даних, яка витягує значення зі списку або таблиці на основі даних місця розташування, які ви вводите у формулу. Зазвичай відображається у наступному форматі:
= INDEX (масив, номер _ рядка, номер _ стовпчика)
Те, що він робить, - це призначення функції INDEX і надання їй параметрів, з яких вона потрібна для отримання даних. Він починається з діапазону даних або іменованого діапазону, який ви раніше визначили; супроводжуваний відносним номером рядка масиву і відносним номером стовпчика.
Це означає, що ви вводите номери рядків і стовпчиків у вказаному діапазоні. Тому, якщо ви хочете намалювати щось з другого рядка у вашому діапазоні даних, ви повинні ввести 2 для номера рядка, навіть якщо це не другий рядок у всій базі даних. Те саме стосується введення стовпчика.
Як використовувати функцію INDEX в Excel
Формула INDEX є відмінним інструментом для пошуку інформації з попередньо визначеного діапазону даних. У нашому прикладі ми збираємося використовувати список замовлень від вигаданого рітейлера, який продає як стаціонарні, так і ласощі для домашніх тварин. Наш звіт про замовлення включає номери замовлення, назви продуктів, їх індивідуальні ціни та продану кількість.
- Відкрийте базу даних Excel, з якою ви хочете працювати, ми знову створимо ту, яку ми показали вище, щоб ви могли наслідувати цей приклад.
- Виберіть комірку, в якій ви хочете, щоб вивід INDEX було показано. У нашому першому прикладі ми хочемо знайти номер замовлення для ласощів динозаврів. Ми знаємо, що дані знаходяться в комірці A7, тому ми вводимо цю інформацію у функцію INDEX в наступному форматі:
= ІНДЕКС (A2: D7,6,1)
- Ця формула переглядає наш діапазон комірок від A2 до D7, у шостому рядку цього діапазону (рядок 7) у першому стовпчику (A), і виводить наш результат 32321.
- Якби замість цього ми хотіли дізнатися кількість замовлень на скоби, ми б ввели наступну формулу:
= ІНДЕКС (A2: D7,4,4)
Це виводить 15.
Ви також можете використовувати різні комірки для ваших входів Row і Column, щоб забезпечити динамічні виходи INDEX, не коригуючи вашу оригінальну формулу. Це може виглядати приблизно так:
Єдина відмінність тут полягає в тому, що дані Row і Column у формулі INDEX вводяться як посилання на комірки, в даному випадку F2 і G2. Якщо вміст цих комірок відрегульовано, вихід INDEX змінюється відповідним чином.
Ви також можете використовувати іменовані діапазони для вашого масиву.
Як використовувати функцію INDEX з посиланням
Ви також можете використовувати формулу INDEX з посиланням замість масиву. Це дозволяє вам визначати декілька діапазонів або масивів для малювання даних. Функція вводиться майже однаково, але вона використовує одну додаткову частину інформації: номер області. Це виглядає так:
= ІНДЕКС ((посилання), номер рядка, номер колонки, номер області)
Ми будемо використовувати нашу початкову базу даних прикладу майже таким же чином, щоб показати, на що здатна довідкова функція INDEX. Але ми визначимо три окремих масиви в цьому діапазоні, уклавши їх у другий набір дужок.
- Відкрийте базу даних Excel, з якою ви хочете працювати, або слідуйте нашій, ввівши ту ж інформацію в порожню базу даних.
- Виберіть комірку, в якій ви хочете виводити INDEX. У нашому прикладі ми ще раз подивимося на номер замовлення для частувань динозаврів, але цього разу це частина третього масиву в нашому діапазоні. Таким чином, функція буде записана в наступному форматі:
= ІНДЕКС ((A2: D3, A4: D5, A6: D7), 2,1,3)
- Це поділяє нашу базу даних на три визначені діапазони по два рядки в одній частині і шукає другий рядок, перший стовпчик, третього масиву. Це виводить номер замовлення для ласощів динозаврів.