Враховуючи кількість повідомлень електронної пошти, які ви отримуєте в даний день, важко зберігати їх правильними, незалежно від того, як ви організовуєте вхідні. Сьогодні ми покажемо вам, як використовувати функцію «Нотатки» для поліпшення організації.
Одна з функцій Outlook, про яку багато не говорять і, можливо, недостатньо використовують, - це Notes. Використання нотаток в Outlook може допомогти вам запам'ятати важливі ідеї і організувати свою роботу. Тут ми розглянемо використання Notes в Outlook 2010, але ця функція доступна в Office 2002 і більш пізніх версіях.
Використання нотаток в Outlook 2010
Щоб отримати доступ до функції «Примітки» в Outlook 2010, натисніть кнопку «Примітки» на панелі навігації.
Ви також можете натиснути кнопку зі стрілкою, щоб показати більше або менше елементів. Таким чином, ви можете використовувати нотатки у вигляді кнопки більшого розміру для більш легкого доступу, якщо ви часто її використовуєте.
:
Відкриється функція «Нотатки», і для створення нової нотатки натисніть «Створити нотатку на стрічці».
:
Після створення нотатки просто закрийте її, і вона автоматично збережеться у вашому списку.
:
На вкладці «Головна» у поточному перегляді ви можете змінити параметри перегляду нотаток. Тут ми встановили список нотаток, щоб ми могли легко бачити вміст нотатки та іншу детальну інформацію.
Якщо вони відображаються у вигляді значків, можна навести курсор миші на замітку і переглянути попередній перегляд її вмісту.
:
Ви також можете сортувати свої нотатки в алфавітному порядку в режимі перегляду піктограм. Клацніть правою клавішею миші порожню область у вікні та виберіть пункт «Сортування» в контекстному меню.
:
На екрані «Сортування» виберіть «Сортувати елементи за темою» і, якщо бажаєте, щоб вони були «За зростанням» або «За спаданням», натисніть кнопку «OK».
:
Ось і ви! Ваші нотатки потім сортуються в алфавітному порядку. Ви також можете відсортувати їх за кольором, контактом, піктограмою тощо.
:
Якщо у вас є декілька відкритих нотаток у Windows 7, ви можете легко отримати доступ до них з панелі завдань разом з усім іншим, що ви могли відкрити в Outlook.
:
Додати нову кнопку нотатки до панелі швидкого доступу
Якщо ви виявите, що часто використовуєте функцію Notes, можливо, ви захочете додати її на панель швидкого доступу. Щоб додати його, клацніть на меню, що розкривається, та виберіть «Інші команди».
:
Параметри Outlook відкриються... у спливаючому меню команд і скористайтеся пунктом меню Всі команди.
:
Потім прокрутіть вниз, виділіть «Створити нотатку» та натисніть кнопку «Додати».
:
Ви повинні побачити його в розділі «Параметри панелі швидкого доступу», натисніть кнопку «OK», щоб закрити параметри Outlook.
:
Тепер ви побачите піктограму New Note на панелі швидкого доступу.
:
Натисніть, щоб створити нову нотатку, переглядаючи теку «Вхідні», не заходячи до розділу «Нотатки».
:
Поштові нотатки
Ще одна корисна функція Notes в Outlook - ви також можете надсилати їм електронні листи. Клацніть правою кнопкою миші нотатку, яку ви хочете надіслати, і виберіть Переслати.
:
Тепер надішліть його, як будь-яку іншу адресу електронної пошти.
:
Ви також можете пов'язати нотатки з вашими контактами. Відкрийте нотатку, клацніть значок у лівому верхньому куті та виберіть «Контакти».
:
Тепер введіть назву контакту, з яким ви хочете зв'язати нотатку, або натисніть кнопку Контакти, щоб переглянути список контактів.
:
Пересунути або скопіювати нотатки до календаря або інших тек
Іноді ви можете захотіти перемістити або скопіювати ваші нотатки в інше місце в Outlook. Тут ми розглянемо копіювання нотатки в календар. Виберіть пункт меню «Перемістити» на стрічці і виберіть, щоб перемістити або скопіювати його в інше місце.
:
Виберіть, куди ви хочете пересунути або скопіювати його до... у цьому випадку Календар, потім натисніть кнопку Гаразд.
:
Календар відкриється, і ви зможете перейти і запланувати його так, як ви хочете. Примітки
:
Налаштуйте свої нотатки
Якщо вас не влаштовує зовнішній вигляд ваших нотаток у жовтому вигляді, їх можна налаштувати. Натисніть «Файл», щоб отримати доступ до представлення Backstage і натисніть «Параметри».
:
Натисніть «Нотатки» та «Журнал», а в розділі «Примітки» ви можете налаштувати колір, шрифт і розмір.
:
Ось приклад примітки після того, як ми налаштували колір, розмір і шрифт.
:
Вивід
Якщо ви живете в Outlook протягом робочого дня і хочете швидко і легко викласти свої думки, вам може стати в нагоді функція Notes. Це керівництво, безумовно, допоможе вам почати розуміти і використовувати Notes в Outlook. А що щодо тебе? Чи використовуєте ви функцію нотатки? Чи вважаєте ви їх корисним інструментом для кращої організації вашої роботи? Залиште коментар і дайте нам знати.